At samle medarbejdere på færre matrikler

Udfordring

Bornholms Regionskommune er en af øens helt store arbejdspladser, og de ønsker at samle ders medarbejdere på færre matrikler. Velfungerende fysiske rammer har afgørende betydning for en god og produktiv hverdag for de mange ansatte, og øens kommende rådhuskompleks er således en stor investering for øen. Den store investering rummer lige så store muligheder. En meningsfuld omstrukturering Bornholms Regionskommune er både en vigtig arbejdsplads, institution og myndighed. Den måde, som organisationen fremover struktureres på i det nye rådhuskompleks, vil betyde meget for regionskommunens evne til at understøtte de politiske mål, der er fastlagt i Byrådet.

I samarbejde med Urland, Wissenberg, Brudig og Bo Frost Architects har Smith tilrettelagt en proces med henblik på at formulere en vision, der både angiver retning for den umiddelbare udnyttelse af lokaliteterne i Knudsker og for den langsigtede udnyttelse af nuværende og kommende lokaliteter centralt placeret på Bornholm. Samtidig skal løsningsforslaget tage højde for, at Bornholm og arbejdslivet er i hastig forandring.

Forløb

Smiths primære rolle i projektet er værdikortlægning og vision, organisationsudvikling, dialog- og inddragelsesaktiviteter samt undersøgelse af bæredygtighed ifm. anlæg og drift. Værdikortlægning har til formål at give projektets arbejdsgruppe ny viden, om hvad der skal indtænkes på de nye arbejdspladser. Parallelt med værdikortlægningen opstartes en skitseproces, og til sammen giver det unikke muligheder for en tæt, løbende dialog mellem BRKs ansatte og arbejdsgruppen om, hvordan byggeri og indretning kan tilrettes og forbedres.

Opgaven er ikke kun konsensus og opbakning om den fremtidige vision for og organisering af BRK, men også medejerskab til den fysiske indretning og design af det fremtidige rådhuskompleks. Projektets korte tidsperiode kalder på en metode, hvor dialog og skitsering går hånd i hånd, og hvor der arbejdes parallelt med de to projektspor hhv. dialogspor og fysikspor.

Resultat

Samlet præsentation af den nye rådhusstruktur, herunder

• Vision for omstruktureringen herunder, hvordan denne understøtter regionskommunens arbejde og de politiske mål for øen, og hvordan den sikrer, at regionskommunen er en attraktiv arbejdsplads nu og i fremtiden
• Samling af input og konklusioner fra dialogproces og inddragelsesaktiviteter, heriblandt workshops og interviews.
• Organisationsmodel for den fremtidige regionskommune, herunder beskrivelse af, hvilke synergier og samarbejder mellem forvaltninger, centre og afdelinger omstruktureringen understøtter, og hvordan organisationsmodellen understøtter øens udvikling inden for rammerne af de politiske målsætninger.
• Principper for omdannelse og udvikling af administrative arbejdspladser i rokaden. Principperne omhandler både indretning og flow i bygningerne, bæredygtighed i anlæg og drift, økonomisk strategi for omdannelse og udvikling af byggerierne, herunder strategi hvis der sker budgetoverskridelser og deraf følgende besparelser, arkitektoniske principper mv.
• Handle- og tidsplan for implementering, heriblandt forslag til midlertidige løsninger i overgangs- og byggeperioder.

Herudover vil ovenstående leverancer danne grundlag for dynamisk 3D-model, CAD-baseret 3D-model, rumlige visualiseringer og samlet katalog med bl.a. principper for indretning og rumprogram, tegninger og visualiseringsmateriale samt anlægs- og driftsoverslag for hver af de omfattede matrikler i det nye rådhuskompleks.